ギグワーカー節税ガイド - 電子帳簿保存法改正でフリーランスの経費管理はどう変わる？対応策とメリット

電子帳簿保存法改正でフリーランスの経費管理はどう変わる？対応策とメリット

Tags: 電子帳簿保存法, 経費管理, フリーランス, 税金, 節税

はじめに：電子帳簿保存法改正とフリーランス

ギグワーカーとして働く皆様にとって、日々の経費管理や確定申告は避けて通れない業務です。効率的な記帳は、正確な税額計算はもちろん、青色申告による税制優遇を受けるためにも重要になります。近年、この税務に関する手続きに大きな影響を与えているのが「電子帳簿保存法」の改正です。

特に2022年1月1日以降の取引については、電子的に受け取った請求書や領収書などの「電子取引データ」の保存方法に関するルールが大きく変わりました。これは、規模に関わらず全ての事業者が対象となるため、フリーランスの皆様も例外なく対応が必要です。

この記事では、電子帳簿保存法改正のポイントと、フリーランスの皆様が具体的にどのように対応すべきか、そして適切に対応することで得られるメリットについて解説します。最新の税制に対応し、経費管理を効率化し、賢く節税するための参考にしていただければ幸いです。

電子帳簿保存法とは？改正のポイント

電子帳簿保存法は、国税関係帳簿書類を電子的に保存することを認める法律です。この法律は時代の変化に合わせて改正が重ねられており、特に2022年1月1日に施行された改正内容は、多くの事業者に関わる重要な変更を含んでいます。

改正の主なポイントは以下の通りです。

電子取引に関するデータ保存の義務化と要件緩和:
- 電子的に授受した取引情報（メールで受け取った請求書データ、ウェブサイトからダウンロードした領収書データなど）は、電子データのまま保存することが原則義務化されました。印刷して書面で保存することは、一定の猶予措置期間を除いて認められません。
- ただし、電子データを保存する際の要件（真実性・可視性の確保）については、以前よりも緩和されました。特に、検索機能の確保に関する要件が簡略化されています。
スキャナ保存の要件緩和:
- 紙で受け取った書類（領収書や請求書など）をスキャンして電子データとして保存する場合の要件も緩和されました。タイムスタンプの付与要件や、適正事務処理要件（相互牽制や定期的なチェックなど）が見直されています。
電子帳簿の保存要件緩和:
- 会計ソフト等で作成した帳簿を電子データのまま保存する場合の要件も緩和されました。一定の要件を満たした「優良な電子帳簿」を保存している場合は、税務調査で不正等が見つかった際の加算税の軽減措置などが適用されます。

フリーランスにとって最も影響が大きいのは、1の「電子取引に関するデータ保存の義務化」です。オンラインでのやり取りが多い現代において、電子取引データは日常的に発生するため、適切な保存方法を確立する必要があります。

フリーランスが対応すべきこと：電子取引データの保存

2022年1月1日以降に発生した電子取引については、電子データの保存が原則義務となりました。具体的な対応としては、以下の要件を満たす形でデータを保存する必要があります。

1. 真実性の確保

保存する電子データが改ざんされていないことを証明するための措置です。以下のいずれかの方法で対応します。

タイムスタンプが付与された後に取引情報の授受を行う。
取引情報の授受後、速やかに（またはその業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに）タイムスタンプを付与するとともに、保存を行う者に関する情報を確認できるようにしておく。
記録事項の訂正・削除を行った場合にその記録が残るシステムまたは訂正・削除ができないシステムを利用して取引情報の授受および保存を行う。
正当な理由がない訂正・削除の防止に関する事務処理規程を定め、その規程に沿った運用を行う。

多くのフリーランスの方にとっては、事務処理規程を定めて運用する方法か、後述するクラウド会計ソフトや文書管理システムを利用する方法が現実的でしょう。

2. 可視性の確保（検索機能の確保）

保存した電子データを、税務調査などの際にいつでも確認できるようにするための措置です。以下の要件を満たす必要があります。

保存場所に、電子計算機（パソコン等）、プログラム、ディスプレイ、プリンタ、これらの操作マニュアルを備え付け、操作できること。
検索機能を確保すること。
- 検索要件は緩和され、以下の要件を満たすことでOKとなりました。
  - 取引年月日、取引金額、取引先の3つの項目で検索できること。
  - 日付または金額の範囲指定により検索できること。
  - 2つ以上の任意の記録項目を組み合わせて検索できること。

この検索機能の確保が、紙保存ではできなかった主な理由です。ファイル名に規則性を持たせる（例：「20231015_ABC株式会社_請求書_100000円.pdf」のように「取引年月日_取引先_種類_金額」を記載する）ことで対応することも可能ですが、手作業では手間がかかります。

電子帳簿保存法対応によるフリーランスのメリット

電子帳簿保存法への対応は義務であると同時に、適切に行うことでフリーランスにとって多くのメリットがあります。

経費管理の効率化:
- 電子データで受け取った書類をそのまま保存することで、印刷やファイリングの手間がなくなります。検索機能を利用すれば、必要な書類をすぐに探し出せるため、記帳作業や確定申告の際の確認作業が大幅に効率化されます。
- 紙の領収書などもスキャナ保存を活用すれば、物理的な保管スペースが不要になり、整理の手間も省けます。
ペーパーレス化の推進:
- 税務関連書類のペーパーレス化が進み、オフィスや自宅の書類が整理されます。
青色申告特別控除（65万円）との関連:
- 「優良な電子帳簿」の要件を満たして保存している場合、税務調査等で申告漏れ等が見つかった際に課される過少申告加算税が5%軽減される措置があります（これは直接の控除額増加ではありませんが、リスク軽減のメリットです）。
- また、電子帳簿保存法への対応は、青色申告で65万円の特別控除を受けるための要件（複式簿記による記帳、e-Taxによる申告）と親和性が高く、クラウド会計ソフトなどを活用した効率的な記帳・申告体制の構築につながります。

具体的な対応ステップとツール活用

電子帳簿保存法への対応は、以下のステップで進めることができます。

現状の把握:
- 現在、どのような形で書類（請求書、領収書、契約書など）を受け取っているか（紙、PDF、メール本文など）を整理します。
- 経費管理や記帳にどのようなツールを使用しているかを確認します。
保存ルールの設定と周知:
- 電子取引データの保存方法（ファイル名の規則、保存先フォルダなど）を決めます。前述の真実性・可視性の要件を満たすように設定します。
- 「事務処理規程」を作成し、それに沿って運用することも有効です（国税庁ウェブサイトに参考規程の例があります）。
保存ツールの選定と活用:
- 電子帳簿保存法に対応したクラウド会計ソフトや、電子文書管理システム、ストレージサービスなどを活用するのが最も現実的かつ効率的な方法です。
- これらのツールは、タイムスタンプ機能連携、ファイル名の自動付与、検索機能などを備えており、要件を満たすための設定や運用をサポートしてくれます。
- 代表的なクラウド会計ソフト（freee、マネーフォワードなど）は、電子帳簿保存法対応機能を備えていることが多いです。
既存データの整理と移行:
- 過去の電子取引データを、定めたルールやツールに合わせて整理・保存します。

対応における注意点と猶予措置

猶予措置: 2023年12月末までは、電子取引データの保存要件を満たせなかった場合でも、税務調査等の際にダウンロードの求めに応じられるようにしていれば、直ちに罰則が適用されない猶予措置がありました。しかし、2024年1月1日以降はこの猶予措置は終了しており、原則としてすべての電子取引データは電子的に保存する必要があります。ただし、相当の理由がある場合や、税務調査の際に電子取引データをダウンロードで提出できる体制があるなど、一定の条件下では引き続き宥恕（ゆうじょ）措置が適用される場合がありますが、積極的に対応を進めることが望ましいです。
罰則: 電子取引データの保存義務に違反した場合、青色申告の承認が取り消されたり、追徴課税（無申告加算税、過少申告加算税、重加算税）が課されたりする可能性があります。
セキュリティ: 電子データを保存する際は、データの紛失や漏洩がないよう、セキュリティ対策が施されたツールやストレージサービスを利用することが重要です。
専門家への相談: 個別の状況に応じた具体的な対応方法や、複雑な取引に関する判断に迷う場合は、税理士などの専門家に相談することをおすすめします。

まとめ

電子帳簿保存法の改正は、フリーランスの皆様にとって経費管理や税務処理の方法を見直す良い機会となります。特に電子取引データの保存義務化は、全ての事業者が適切に対応すべき重要なポイントです。

クラウド会計ソフトなどを活用し、電子取引データの保存ルールを定め、日々の業務の中で実践することで、税務調査への備えとなるだけでなく、経費管理の効率化やペーパーレス化といったメリットも享受できます。

改正への適切な対応を進め、賢くスムーズな税務管理を実現していきましょう。