フリーランスが税務調査で困らないための帳簿・証拠書類の準備と注意点
はじめに：税務調査は他人事ではない
フリーランスとして活動されている方の中には、「税務調査」という言葉に漠然とした不安を感じている方もいらっしゃるかもしれません。税務調査は、事業規模に関わらず、個人事業主やフリーランスも対象となる可能性があります。しかし、適切に日頃から準備を行い、税法のルールに則って対応すれば、過度に恐れる必要はありません。
本稿では、フリーランスの方が税務調査の対象となった場合に慌てず対応できるよう、事前に知っておくべき準備事項、特に帳簿や証拠書類の重要性とその具体的な準備方法、そして調査時の注意点について解説いたします。
フリーランスの税務調査の現状
税務調査は、納税者が適切に納税申告を行っているかを確認するために行われます。近年、働き方の多様化に伴い、個人事業主やフリーランスに対する税務調査も実施されています。特に、以下のようなケースは調査の対象となりやすい傾向があると言われています。
- 売上規模が大きくなった、あるいは急増した
- 数年間、税務調査を受けていない
- 所得に比して経費の割合が不自然に高い
- 特定の大口取引先との取引がある
- インターネットやSNSなどで高額な収入が確認できる場合
- 過去の調査で不正が見つかっている
これらのケースに当てはまる場合でも、適切に申告し、その内容を証明できる資料が整っていれば問題ありません。重要なのは、日頃からの正確な記帳と証拠書類の適切な保存です。
税務調査に備える日頃からの準備
税務調査で最も重要視されるのは、申告内容の根拠となる帳簿と証拠書類です。これらが正確に記録され、適切に保存されていることが、調査をスムーズに進める上で不可欠となります。
1. 正確な帳簿付け
青色申告を行っているフリーランスは、所得税法に基づき、複式簿記による記帳を行うことで最大65万円（または55万円）の青色申告特別控除を受けることができます。この帳簿は、日々の取引を漏れなく、かつ正確に記録したものでなければなりません。
- 総勘定元帳、仕訳帳の作成: 日々の取引を日付順に仕訳として記録し、勘定科目ごとに集計した総勘定元帳を作成します。
- 売上、仕入、経費の正確な記録: 売上や経費が発生した都度、速やかに記録します。特に、経費については「事業遂行のために直接必要であった費用」であることを証明できるよう、内容を詳細に記録することが重要です。
- 家事按分の根拠の明確化: 自宅兼事務所の家賃や光熱費などを事業用と生活用で按分している場合、その按分基準（使用時間、床面積など）とその根拠を明確にしておきます。
会計ソフトを利用すれば、仕訳入力から総勘定元帳などの帳簿作成までを効率的に行うことができます。最近の会計ソフトは、銀行口座やクレジットカードの取引明細との連携機能も充実しており、記帳作業の自動化・効率化が進んでいます。
2. 証拠書類の適切な保存
帳簿の記載内容を裏付ける証拠となる書類は、税務調査において最も重要な資料となります。以下の書類を種類ごとに整理し、決められた期間保存する必要があります。
- 売上に関する書類:
- 請求書の控え（発行したもの）
- 領収書の控え（発行したもの）
- 契約書
- 納品書
- 預金通帳（売上入金の確認）
- 経費に関する書類:
- 領収書（受領したもの）
- 請求書（受領したもの）
- クレジットカードの利用明細
- レシート
- 契約書
- 預金通帳（経費支払いの確認）
- その他:
- 源泉徴収票
- 確定申告書の控え（提出したもの）
- 決算書
- 棚卸表（対象となる場合）
- 固定資産台帳（対象となる場合）
これらの書類は、税法で定められた期間保存が必要です。原則として、帳簿は7年間（欠損金の繰越控除を適用する場合は10年間）、請求書や領収書などの証拠書類は7年間（一部、5年間のものもありますが、原則7年と覚えておくと安心です）の保存が義務付けられています。
3. 電子帳簿保存法への対応
2022年1月1日から電子帳簿保存法が改正され、電子的に受け取った請求書や領収書などの電子取引データは、原則として電子データのまま保存することが義務付けられました。これに対応するためには、以下のような対応が必要です。
- 保存要件を満たすシステムの導入: タイムスタンプの付与、真実性の確保、検索機能の確保など、法令で定められた要件を満たす方法で電子データを保存します。
- 事務処理規程の策定: 電子データの受け渡しや保存に関する社内（個人事業主の場合も含む）のルールを定めます。
- スキャナ保存の検討: 紙で受け取った書類をスキャンして電子データとして保存する場合の要件も確認します。
税務調査では、この電子データの保存状況についても確認される可能性があります。日頃から適切に電子データが保存されているか確認しておきましょう。
税務調査が行われる場合の対応フロー
税務調査の実施が決まった場合、税務署から事前に連絡が入ることが一般的です。突然の訪問は、無申告などの悪質なケースを除いて稀です。
1. 事前の連絡と準備
税務署から電話等で調査の連絡が入ります。この際に、調査の目的、対象期間、準備してほしい書類などを確認されます。
- 調査日の調整: 都合が悪い場合は、可能な範囲で日程調整を依頼できます。
- 準備書類の確認: 税務署から指示された帳簿や証拠書類を速やかに準備します。
- 税理士への相談: 不安がある場合や、税務調査に立ち会ってもらいたい場合は、税理士に相談し、協力を依頼することを検討します。
2. 調査当日
税務署の担当者が来訪し、帳簿や証拠書類を確認します。事業内容や日々の取引についても質問されます。
- 誠実な対応: 税務署の担当者に対して、誠実かつ正確に答えることが重要です。
- 根拠に基づいた説明: 経費などについて質問された場合は、その内容が事業に必要であったことを具体的に説明し、証拠書類を提示します。
- 安易な署名・押印は避ける: 内容を十分に理解しないまま、調書などに署名・押印することは避けてください。
3. 調査後の対応
調査の結果、修正申告が必要となる場合や、追徴課税が発生する場合があります。
- 調査結果の確認: 調査結果に納得できない場合は、税務署に説明を求めることができます。
- 修正申告・納税: 指摘内容に同意する場合は、修正申告を行い、追徴税額を納付します。
- 不服申し立て: 調査結果に納得できない場合は、不服申し立てを行うことも可能ですが、専門的な知識が必要となるため、税理士に相談することをお勧めします。
まとめ：日頃からの適正な税務処理が安心に繋がる
税務調査は、日頃から適正な税務処理を行っていれば、過度に恐れる必要はありません。重要なのは、以下の点を常に意識することです。
- 日々の取引を正確に記帳すること。
- 収入や経費の根拠となる証拠書類を漏れなく収集し、適切に保存すること。
- 税制改正、特に電子帳簿保存法のような変更点に注意を払い、適切に対応すること。
これらを実践することで、万が一税務調査の対象となった場合でも、落ち着いて対応できるようになります。税務に関する不安がある場合や、より効率的な税務処理を目指したい場合は、税理士などの専門家に相談することも有効な手段です。本稿が、フリーランスの皆様の税務調査への不安を軽減し、日頃の税務処理を見直すきっかけとなれば幸いです。